Política de Retención de Datos
Última actualización: 31 de marzo de 2024
1. Introducción
Esta Política de Retención de Datos describe cómo cobrebrillante recopila, conserva y elimina los datos personales y de uso relacionados con nuestros servicios educativos en línea. El objetivo de esta política es garantizar que los datos se mantengan únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con los fines para los que fueron recopilados, en conformidad con las prácticas responsables de gestión de la información.
Al utilizar nuestros servicios, usted reconoce haber leído y comprendido esta política. Le recomendamos revisarla periódicamente, ya que puede ser actualizada para reflejar cambios en nuestras prácticas o en las obligaciones aplicables.
2. Alcance
Esta política se aplica a todos los datos personales e información relacionada que cobrebrillante trata en el contexto de la prestación de sus servicios, incluyendo:
- Datos de registro y de cuenta de usuario
- Información de perfil y preferencias de aprendizaje
- Registros de participación en sesiones grupales e individuales
- Comunicaciones con instructores y el equipo de soporte
- Datos de uso de la plataforma y registros técnicos
- Información de facturación y transacciones
- Contenidos generados por el usuario dentro de la plataforma
3. Categorías de Datos y Períodos de Retención
3.1 Datos de Cuenta y Registro
Los datos proporcionados al crear una cuenta, como nombre, dirección de correo electrónico y credenciales de acceso, se conservan durante toda la vigencia de la cuenta activa. Una vez que la cuenta es cancelada o eliminada a solicitud del usuario, estos datos se suprimen o anonimizarán en un plazo máximo de noventa días, salvo que exista una obligación de conservación superior.
3.2 Datos de Actividad y Progreso Educativo
Los registros de progreso, resultados de evaluaciones, historial de sesiones y rutas de aprendizaje personalizadas se conservan durante el período de actividad de la cuenta y hasta veinticuatro meses adicionales tras la última interacción activa del usuario. Este período permite al usuario retomar su aprendizaje tras una pausa prolongada y facilita la continuidad del servicio.
3.3 Comunicaciones y Correspondencia
Los mensajes intercambiados con instructores, tutores o el equipo de soporte se conservan durante un período de doce meses desde la fecha del último mensaje dentro de cada hilo de comunicación, con el fin de garantizar la continuidad de la asistencia y resolver posibles reclamaciones posteriores.
3.4 Datos de Facturación y Transacciones
La información relacionada con pagos, facturas y transacciones se conserva durante un período mínimo de cinco años desde la fecha de la transacción, con el propósito de cumplir con las obligaciones contables y fiscales generalmente aceptadas.
3.5 Registros Técnicos y de Seguridad
Los registros de acceso, registros de errores y otros datos de diagnóstico técnico se conservan durante un período de seis meses desde su generación. Los registros relacionados con incidentes de seguridad pueden conservarse hasta doce meses adicionales para permitir investigaciones y análisis forenses.
3.6 Datos de Uso Agregados y Estadísticos
Los datos anonimizados y agregados derivados del uso de la plataforma, que no permiten identificar a ningún usuario concreto, pueden conservarse indefinidamente para fines de análisis, mejora del servicio e investigación educativa interna.
3.7 Datos de Menores
Cuando se traten datos de usuarios menores de edad con el consentimiento verificado de sus tutores legales, dichos datos se gestionarán con especial cuidado y se eliminarán de forma prioritaria una vez que la cuenta sea cancelada, en un plazo no superior a treinta días desde la solicitud de eliminación.
4. Criterios para Determinar los Períodos de Retención
Los períodos de retención establecidos en esta política se determinan considerando los siguientes factores:
- Finalidad del tratamiento: los datos se conservan únicamente mientras sean necesarios para cumplir el propósito para el que fueron recopilados.
- Relación contractual: los datos vinculados a una relación de servicio activa se mantienen durante la vigencia de dicha relación.
- Obligaciones de conservación: determinados datos deben conservarse durante plazos mínimos establecidos por normativas contables, fiscales o de auditoría de aplicación general.
- Intereses legítimos: algunos datos pueden conservarse para defender o ejercer derechos legales en caso de reclamaciones o litigios.
- Consentimiento del usuario: cuando el tratamiento se basa en el consentimiento, los datos se conservan hasta que dicho consentimiento sea retirado, salvo que exista otra base legítima.
5. Eliminación y Anonimización de Datos
Una vez transcurrido el período de retención aplicable, los datos serán objeto de uno de los siguientes procedimientos:
- Eliminación segura: supresión definitiva e irrecuperable de los datos de todos los sistemas de almacenamiento, incluyendo copias de seguridad activas.
- Anonimización: transformación de los datos de forma que no sea posible identificar al usuario al que se refieren, permitiendo su uso posterior con fines estadísticos o de mejora del servicio sin riesgo para la privacidad.
Los procedimientos de eliminación y anonimización se ejecutan de forma periódica mediante procesos automatizados y revisiones manuales programadas. Las copias de seguridad se depuran de acuerdo con los mismos plazos, aunque la eliminación efectiva en los sistemas de copia de seguridad puede producirse con un retraso de hasta noventa días adicionales respecto a la eliminación en los sistemas principales.
6. Almacenamiento y Seguridad de los Datos
Durante el período de retención, los datos se almacenan en entornos seguros con medidas técnicas y organizativas apropiadas para protegerlos frente a accesos no autorizados, pérdida accidental, alteración o divulgación indebida. Entre estas medidas se incluyen:
- Cifrado de datos en tránsito y en reposo
- Control de acceso basado en roles y principio de mínimo privilegio
- Monitorización continua de accesos y actividades sospechosas
- Procedimientos de respuesta ante incidentes de seguridad
- Revisiones periódicas de los controles de seguridad implementados
7. Transferencias a Terceros
cobrebrillante puede compartir datos con proveedores de servicios externos que actúan como encargados del tratamiento, tales como proveedores de infraestructura en la nube, herramientas de comunicación o procesadores de pago. Estos terceros están sujetos a acuerdos contractuales que les obligan a tratar los datos únicamente según las instrucciones de cobrebrillante y a aplicar medidas de seguridad equivalentes.
Los datos compartidos con terceros se rigen por los mismos períodos de retención establecidos en esta política. cobrebrillante exige a sus proveedores que eliminen o devuelvan los datos una vez concluida la prestación del servicio correspondiente.
8. Derechos del Usuario en Relación con la Retención de Datos
Los usuarios tienen derecho a ejercer las siguientes acciones en relación con sus datos personales:
- Acceso: solicitar información sobre qué datos se conservan y durante cuánto tiempo.
- Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos o incompletos.
- Supresión: solicitar la eliminación anticipada de sus datos cuando no exista una base legítima para su conservación continuada.
- Limitación del tratamiento: solicitar que el tratamiento de sus datos quede restringido en determinadas circunstancias.
- Portabilidad: recibir sus datos en un formato estructurado y de uso común.
- Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos cuando este se base en intereses legítimos.
Para ejercer cualquiera de estos derechos, puede ponerse en contacto con nosotros a través de la dirección de correo electrónico [email protected]. Atenderemos su solicitud en el plazo más breve posible y, en todo caso, dentro de los plazos razonables aplicables a cada tipo de solicitud.
9. Retención de Datos tras la Cancelación de la Cuenta
Cuando un usuario solicita la cancelación de su cuenta, cobrebrillante procederá de la siguiente manera:
- Los datos de acceso y perfil se eliminarán o anonimizarán en un plazo de noventa días desde la confirmación de la solicitud.
- Los datos de facturación y transacciones se conservarán durante el período mínimo establecido en el apartado 3.4 de esta política.
- Los contenidos generados por el usuario que formen parte de sesiones grupales o interacciones con otros participantes podrán conservarse de forma anonimizada para preservar la integridad del historial colectivo.
- Los registros técnicos se conservarán según los plazos indicados en el apartado 3.5.
Una vez completado el proceso de eliminación, no será posible recuperar los datos suprimidos. Le recomendamos descargar cualquier información de su cuenta antes de proceder a su cancelación.
10. Conservación para Fines Legales
En determinadas circunstancias, cobrebrillante puede verse obligado a conservar datos durante períodos superiores a los indicados en esta política, por ejemplo:
- Cuando exista una orden judicial, requerimiento administrativo u obligación legal de conservación.
- Cuando los datos sean necesarios para la defensa de derechos legales en el contexto de un litigio en curso o previsible.
- Cuando sea necesario para investigar o documentar un incidente de seguridad o fraude.
En tales casos, el acceso a los datos conservados quedará restringido al personal estrictamente necesario y se eliminará en cuanto cese la obligación de conservación.
11. Revisión y Actualización de esta Política
cobrebrillante revisará esta Política de Retención de Datos de forma periódica para garantizar que refleja con precisión nuestras prácticas actuales y cualquier cambio relevante en el entorno normativo o tecnológico. Cuando se realicen cambios significativos, notificaremos a los usuarios a través de los canales habituales de comunicación de la plataforma o mediante un aviso destacado en el sitio web.
La fecha de última actualización indicada al inicio de este documento refleja la versión vigente de la política. Le recomendamos consultar esta página periódicamente para mantenerse informado sobre cómo gestionamos sus datos.
12. Contacto
Si tiene preguntas, dudas o desea ejercer alguno de sus derechos en relación con la retención de sus datos personales, puede ponerse en contacto con nosotros a través de los siguientes canales:
- Correo electrónico: [email protected]
- Teléfono: +34986272680
- Dirección postal: Plaza el Juncal, 1, 41005 Sevilla, España
Nos comprometemos a responder a todas las solicitudes relacionadas con la privacidad y la retención de datos de manera diligente y transparente.